The Coffee

Código de Ética, Conduta e Boas Práticas

1. INTRODUÇÃO

1.1 OBJETIVO

Este Código tem por fim estabelecer os valores éticos da THE COFFEE, os princípios que orientam suas atividades, alinhados à missão, aos valores e à visão que a definem e, juntos, reforçam todos os demais compromissos expressos por meio de normas, manuais, circulares e políticas que, igualmente, alinham-se ao presente conjunto de valores e nele se inspiram.

1.2 DESTINATÁRIOS

Este Código deve ser observado, tanto pela THE COFFEE, incluindo Diretores e Empregados (conjuntamente chamados de “Colaboradores”), quanto Fornecedores, Prestadores de serviços, Franquea dos, Parceiros e outros (aqui referidos como “Terceiros”). Todos esses destina tários devem utilizar as disposições pre vistas neste Código como referencial ético e de conduta a ser observado no seu relacionamento com a THE COFFEE e na condução de suas atividades em qualquer localidade que a THE COFFEE atue.

1.3 MISSÃO

Trabalhar constantemente através da simplicidade, minimalismo e perfeição, por meio da tecnologia.

1.4 VISÃO

Ser reconhecida como a melhor marca de café, aliada à tecnologia e arquitetura, em âmbito mundial.

1.5 VALORES

Ética, integridade, valorização do cliente, transparência e paixão pelo negócio.

2. PRINCÍPIOS ÉTICOS

2.1 FOCO NA MELHORIA CONTÍNUA

Todos os Colaboradores devem desempenhar suas atividades buscando altos padrões de qualidade, inovação e melhoria de seus processos, produtos e serviços, assim como desempenhar suas funções com comprometimento e responsabilidade.

2.2 HONESTIDADE E ÉTICA:

Todos os destinatários deste Código devem sempre:

a. Respeitar os direitos humanos e o meio ambiente;
b. Agir de forma ética;
c. Repudiar qualquer forma de assédio;
d. Repudiar qualquer prática fraudulenta ou de corrupção (suborno, tráfico de influência, lavagem de dinheiro, ocultação de bens, vantagens indevidas e outros) ou de atos ilícitos ou criminosos de toda ordem;
e. Combater o uso de drogas ilícitas;
f. Condenar as condutas ilícitas, tais como falsificação de documentos, evasão fiscal, sone gação, dentre outras.

2.3 RESPEITO:

A THE COFFEE respeita as opções individuais de todos aqueles que com ela se relacionam, mas espera que todos ajam com atitudes morais e éticas fundamentais. Por isso, é indis pensável que os destinatários deste Código:

a. Respeitem a diversidade;
b. Não pratiquem atos preconceituosos ou discriminatórios em relação à raça, cor, origem, gênero, estética pessoal, condições físicas, nacionalidade, sexo, idade, estado civil, orientação sexual, posição social, religião e outros atos que firam a dignidade das pessoas.

2.4 ADERÊNCIA ÀS NORMAS:

Os destinatários deste Código devem ter total aderência aos valores e normas internas da THE COFFEE e às leis vigentes nos locais onde a empresa atua. Assim, é indispensável:

a. Agir de acordo com as leis e normas aplicáveis, internas ou externas;
b. Respeitar todas as regras estabelecidas pela THE COFFEE quando optar por utilizar o endereço de e-mail institucional para tratamento de assuntos pessoais, estando ciente que, por obrigações de controle, tais mensagens estão sujeitas ao monitoramento interno;
c. Zelar pela imagem da THE COFFEE nas redes ou mídias sociais, seguindo as recomenda ções da área de Marketing, de Relações Públicas ou da Política de Redes Sociais vigente;
d. Registrar, com precisão, nos prazos requeridos e com o grau de detalhamento cabível, as informações contábeis, de modo a gerar relatórios completos e nos padrões exigidos pela legislação em vigor.

2.5 INTEGRIDADE PROFISSIONAL:

Os destinatários deste Código devem agir de maneira ética e consistente com os valores da THE COFFEE, observando as leis e regulamentos aplicáveis nos mercados onde atua. Per guntar quando não tiver certeza de suas responsabilidades ou da forma correta de agir. Relatar quaisquer preocupações ou possíveis violações ao Código. Participar de treina mentos periódicos, por meios físicos ou virtuais, conforme exigido, e certificar-se de que esteja agindo de acordo com este Código.

3. CRITÉRIOS DE CONDUTA NOS RELACIONAMENTOS

3.1 Comuns a TODOS os Colaboradores:

a. Agir de maneira ética e consistente com os valores da THE COFFEE, observando a legislação vigente;
b. Zelar pelo patrimônio interno e os recursos materiais disponibilizados, utilizando-os de forma correta, legal e especificamente para o desempenho das tarefas que atendam à THE COFFEE, protegendo-os de danos, manuseio inadequado, perdas ou extravios;
c. Usar, conforme necessidade e sem desperdício, recursos como água, energia, papel, materiais eletrônicos e outros materiais de escritório e de consumo, agindo com responsabilidade socioambiental;
d. Utilizar, com consciência, e para o fim específico ao qual se destinam, recursos partilha dos com os Colaboradores e familiares, como plano de saúde, cartão Flash, transporte e outros benefícios;
e. Participar de todos os treinamentos periódicos, por meios físicos ou virtuais, conforme exigido, e certificar-se de que está agindo conforme este Código.

3.2 Comuns a todos os destinatários em posição de LIDERANÇA:

a. Agir com a responsabilidade que o cargo lhe confere;
b. Conhecer e difundir, inclusive por meio das próprias atitudes, os valores e princípios contidos neste Código;
c. Garantir que os liderados ou demais colegas de trabalho recebam treinamento e orientação sobre o Código e questões éticas, sempre que achar necessário; d. Criar e manter um ambiente de conformidade e confiança, em que os Colaboradores e Terceiros sigam leis, regulamentos e políticas que regulam a operação e que propiciam o reporte de preocupações sem medo de retaliação;
e. Garantir que ninguém sofra retaliação por se manifestar de boa-fé ou cooperar em uma investigação;
f. Relatar possíveis violações ao Código para a área responsável;
g. Supervisionar as equipes e acompanhar as atividades empresariais.

3.3 . Comuns a todos os COLABORADORES EM RELAÇÃO AOS TERCEIROS contratados pela THE COFFEE:

a. Renunciar à participação em processo de contratação de Terceiros, indicados ou não, que sejam do seu relacionamento (parente até 2º grau), submetendo qualquer outra situação, na qual se sinta conflitado, aos canais competentes da THE COFFEE;
b. Exigir dos Terceiros a confidencialidade e sigilo no trato de dados e informações aos quais venham a ter acesso em qualquer tempo, incluindo as fases anteriores e posteriores a respectiva contratação;
c. Exigir dos Terceiros a aderência às mesmas condutas éticas da THE COFFEE e o cumprimento de exigências legais;
d. Selecionar Terceiros utilizando critérios transparentes, justos e objetivos, que considerem conformidade técnica, desempenho, qualidade, condições de garantia, entre outros, de modo a não caracterizar favoreci mentos de qualquer espécie, colocando em dúvida a integridade das relações;
e. Rejeitar, objetivamente, Terceiros que mostrem quaisquer indícios do uso de mão de obra escrava, infantil ou forçada, e práticas ilícitas como fraude, suborno e corrupção e, se for detectada alguma irregularidade, dirigi-la à autoridade competente;
f. Exigir que, ao executar atividades em nome da THE COFFEE, os Terceiros respeitem a sua identidade, seus valores e suas normas ope racionais, não se apropriando indevidamente dos recursos colocados à sua disposição.

3.4 Comuns a todos os COLABORADORES E TERCEIROS, EM RELAÇÃO AOS AGENTES PÚBLICOS:

a. Respeitar rigorosamente as leis anticorrupção e antissuborno que regem as relações com agentes públicos nacionais e internacionais de todas as esferas de poder, incluindo funcionários e permissionários de serviços públicos, assim como membros de partidos políticos e candidatos a cargos políticos;
b. Pautar qualquer relacionamento com total transparência e legalidade, detalhando, a qualquer tempo, o objeto e objetivo das relações e os recursos envolvidos, de modo a não se questionar a finalidade e o destino desses recursos;
c. Evitar qualquer situação em que possam existir dúvidas quanto à integridade das relações e nas quais paire a possibilidade de existência de algum tipo de vantagem indevida;
d. Condenar a oferta de qualquer recurso, em dinheiro ou não, com vistas ao cumprimento das obrigações legais dos agentes públicos ou apressamento de rotinas, pois qualquer ato poderá vir a caracterizar facilitação ou suborno e, portanto, propina e corrupção. O não cumprimento deste Código pode levar à aplicação de medidas disciplinares por parte da THE COFFEE ao Colaborador no âmbito da legislação aplicável, incluindo advertência ou, em casos mais graves, demissão, bem como pode expor o profissional a riscos de sanções legais de natureza civil, administrativa e penal, aplicadas pelas autoridades competentes. A THE COFFEE reserva-se o direito de cooperar plenamente com os órgãos reguladores.

4. CRITÉRIOS DE CONDUTA DE TERCEIROS

4.1 São critérios de conduta de todos os Terceiros contratados pela THE COFFEE, a serem observados em todas as suas relações:

a. Manter normas e procedimentos que garantam processos livres de práticas antiéticas e ilegais; principalmente, realizar pagamentos para fins comerciais legí timos e autorizados por lei decorrentes de motivos comerciais genuínos;
b. Garantir que o objeto da contratação não tenha chances de ser utilizado para práticas ilícitas;
c. Rejeitar e não oferecer qualquer pagamento ou vantagem indevida (propina ou suborno), por qualquer motivo, que vise à celebração, manutenção ou garantia de um relacionamento comercial com ou para a THE COFFEE;
d. Atuar com as mesmas condutas éticas da THE COFFEE e a gestão orientada por atitudes dignas e íntegras, representadas pelo cumprimento de exigências legais, trabalhistas, ambientais, sanitárias e de segurança do trabalho;
e. Abominar práticas comerciais enganosas, desleais e fraudulentas;
f. Atuar em total conformidade com as leis, normas e regulamentos aplicáveis à condução das atividades com a THE COFFEE;
g. Cumprir as regras contábeis e fiscais estabelecidas nas leis e regulamentos aplicáveis;
h. Cumprir as normas, manuais, circulares e políticas internas da THE COFFEE;
i. Conhecer e aplicar os princípios, valores e regras de conduta estabelecidas neste Código;
j. Evitar qualquer interação com a THE COFFEE, ou em seu nome, que se caracterize por conflito de interesses;
k. Cumprir as cláusulas dos contratos firmados entre as partes;
l. . Apresentar, com prontidão, prestação de contas quando solicitado pela THE COFFEE;
m. Rejeitar a utilização de mão de obra infantil, trabalho escravo e assemelhados que possam ser consideradas violação aos direitos humanos;
n. Respeitar a confidencialidade e o sigilo das informações compartilhadas, decorrentes das atividades desenvolvidas com a THE COFFEE;
o. Celebrar, se solicitado pela THE COFFEE, acordo de confidencialidade, no caso de troca de informações confidenciais;
p. Nunca disponibilizar informações confidenciais da THE COFFEE para qualquer fim;
q. Zelar pela segurança dos dados e informações confidenciais sobre a empresa, na forma física ou digital, adotando as devidas precauções para mantê-las em sigilo;
r. Assegurar condições de trabalho condizentes com a legislação, livres de assédios e discriminação de qualquer natureza;
s. Facilitar as atividades de fiscalização e investigação de órgãos, entidades ou agentes públicos e avisar imediatamente a THE COFFEE, caso estejam sofrendo qualquer tipo de investigação.

5. GESTÃO DA ÉTICA

5.1 A gestão da ética implica na condução de ações com seriedade e responsabilidade, assim, quaisquer violações aos princípios éticos estabelecidos neste Código devem ser analisadas com vistas a evitar reincidências, antecipar repercussões e administrar consequências.

Para a operacionalização e efetividade deste Código, são definidas as seguintes estruturas e procedimentos:

6. COMITÊ DE ÉTICA

6.1 O Comitê de Ética possui caráter perma nente e seus membros são indicados pelo Administrador da THE COFFEE.

6.2 As principais responsabilidades do Comitê de Ética da THE COFFEE, são:

a. Esclarecer dúvidas em relação aos princípios contidos no Código;
b. Apoiar gestores na interpretação e encaminhamento de soluções para situações que se configuram violações ao Código;
c. Assegurar a avaliação das situações de descumprimento do Código, recebidas por meio dos canais de denúncia, e encaminhar as diligências cabíveis;
d. Garantir o anonimato das denúncias que chegarem sob essas condições;
e. Analisar qualquer situação fora dos padrões morais e éticos e, eventualmente, não previstas no Código;
f. Revisar anualmente o Código e atualizá-lo sempre que necessário.

7. COMUNICAÇÃO DE DÚVIDAS OU DENÚNCIAS

7.1 Todo destinatário do Código que tiver dúvidas ou considerar necessário comunicar uma preocupação ou violação dos princípios e critérios de conduta nele estabelecidos, deverá fazê-lo utilizando-se do canal de denúncia disponível no site: www.thecoffee.jp.

7.2 Qualquer denúncia será apurada e, aquela que tiver uma base fundamentada, será conduzida e, em seguida, sofrerá as diligências cabíveis no âmbito do Comitê de Ética.

7.3 Independentemente do resultado da apuração, a THE COFFEE tomará todos os esforços para que não aconteça qualquer forma de retaliação contra o denunciante.

7.4 Caso a apuração resulte na necessidade de aplicação de uma medida punitiva, o Comitê de Ética cuidará para que tais medi das sejam aplicadas de forma adequada e razoável.

7.5 O tratamento de toda denúncia será realizado sob a estrita confidencialidade exigida.

8. DISPOSIÇÕES FINAIS

8.1 VIGÊNCIA E APLICAÇÃO

O presente Código é válido por tempo indeterminado, a partir de sua divulgação, e aplicável à THE COFFEE em todas as localidades onde atua, nacional e internacionalmente.

8.2 DEVER DE DIFUNDIR

Todos os destinatários têm o dever de difundir este Código, denunciando adequadamente eventuais violações imediatamente.

8.3 DÚVIDAS E OMISSÕES

Os princípios e critérios de conduta considerados no Código preveem algumas situações que podem surgir no cotidiano de cada relação. Omissões serão tratadas pelo Comitê de Ética.

8.3.1 Qualquer um que tenha dúvidas sobre as disposições deste Código deve procurar o seu gestor imediato ou, na impossibilidade, quando necessário, recorrer ao Departamento Jurídico ou ao canal de denúncias disponibilizado no site www.thecoffee.jp.

9. CONSEQUÊNCIAS

9.1 A constatação de não cumprimento dos princípios éticos e condutas esperadas acarre tará consequências, que poderão culminar, em relação aos Colaboradores, em medidas disciplinares (advertências, suspensões e até a rescisão do contrato de trabalho por justa causa) e, em relação aos Terceiros da THE COFFEE, à interrupção das respectivas parcerias ou relações comerciais.